Kongre ve Sempozyumlara Bildiri Nasıl Gönderilir?

Bugün Araştırma Yazman becerileri Dersinde öğrencilerime bilimsel bir kongre veya sempozyuma bir bildiriyi nasıl hazırlayıp göndereceklerini anlattım. Bunu bloğumda anlatmadığımı fark edinince hem öğrencilerim hem de bu konuda desteğe ihtiyacı olanlara rehber niteliğinde bir özetleme yapmak istedim.

Bildiri sunmak aslında sıradan bir iş değil. Yaptığın çalışmayı ilk kez geniş bir grubun önünde size sunma fırsatı verir ve bu da size çalışmanıza yönelik geri bildirim alma fırsatı sunar. Sunum yaparken eleştirilmek çoğu zaman alınganlık yaratır. Oysa gerçekten gerekli olduğu ve araştırmaya katkı sağlayacak eleştiriler her zaman değerlidir. Yayınlanmış makaleler kadar bildirilerin de sorumluluğu tüm araştırmacılara aittir. Eğer bir çalışmaya katkınız yok ise lütfen yazarlık haklarınızdan feragat edin. Belki diğer yazarlar size bunu söyleyemiyordur. Malum çekincelerimiz olabiliyor.

Bildiri olarak araştırmamızı gönderebilmek için raporlandırma aşamasının ana hatlarıyla bitmiş olması gerekir. Üzerinde çalışmalarımız devam ediyor olabilir. Burası önemli....Doçentlikte karşımıza çıkıyor. Bildiri de adı var. Çalışmadan çıkarılmış. Açıklama ise kişi makale yazımına katkı sağlamadı. Makeleye katkı sağlamadıysa bildiride de adı konulmamalı. Buunun arka planında yatan gerçek ise şu: araştırmacılar verileri topluyor hemen istetistik yazıp bildiriyi gönderiyor. Ancak makale henüz yazılmamış. Bildirye veri toplayarak katkı veren ki bunlar genellikle de öğrenciler oluyor. Mezun olup gidiyorlar ve arakalarına da bakmıyorlar. Diğer yazarlar da bu makale için bildiri sonrası büyük emek sarfediyor, çevirtiyor. Yayınlanma sürecine başladığında diğer kişilerin emeği yok diyerek makaleden adını çıkarıyor. Bu süreç ise daha sonra etik sorun olarak karşısına çıkıyor. Bazı araştırmacılar bu süreçte çalışmadan çıkan yazardan bir yazı alıyor. Çalışmadan gönüllü çıktığına yönelik. Bu yazılar işe yarayabiliyor. Ama geldiğimiz noktada artık bunların ne tür sonuçlara yol açtığını biliyoruz. O nedenle bildiriye kiminle başlandıysa çalışmanın onunla yapılması gerektiği noktasında bir duyarlılık gerekiyor.

Araştırmanızı bir dergide yayınlattıysanız sonrasında bildiri olarak herhangi bir kongreye göndermemelisiniz. Bir diğer önemli nokta tam metin olarak kongre kitabında yayınlattığınız bildiriyi makale olarak yayınlayamazsınız. Özellikle son yıllarsa sağlık bilimleri bu konuda katı.

Yakın zamanda bir deneyim yaşadık. Derginin ocak 2025 sayısında yayınlancak araştırmamız için son dakika bir mail aldık. Ulusal Tez Merkezinin linkini göndererek çalışmamızın yayınlanmış bir çalışma olduğunu ve bunu kendilerine açıklamamaızı istiyorlardı. Tabi durumu anlatan bir yazı yazıp gönderdim. Hala yanıt gelmedi. Bu tezden elde edilmişl bir çalışma raporuydu. İlk gönderdiğimi dergiydi. Bu durum Ulusal Tez Merkezinin tezleri online yayınlanması üzerindeki çekincelerimi iyice artırdı. Başkalarının başına da geldi mi bilmiyorum?

Neyse sonucu merak ediyorum.

Devam edeyim. Sınıfta öğrencilerim sormuştu. Tam metin ne demek diye. Kısaca tam metni açıklayayım. Aslında bitmiş çalışmanızın kongre kitabında yayınlanması demek. Yani çalışmanın tamamını yayınlamak demek. Burada yayınlanması her yönüyle bir dergide yayınlanmasından daha kolay olabilir. Çünkü burada sadece özetiniz hakemler tarafından değerlendirilip bildiri olarak kabul ediliyor. Tam metniniz ise sadece bildiri kitabını düzenleyen ekip veya varsa editör tarafından gözden geçiriliyor. Yanı bir dergi sürecindeki bilimsel değerlendirme sürecinden geçmiyor. Araştırmacıların özellikle makaleye dönüştürmek ve uzun dönemler beklemek yerine bazı çalışmalarının tam metin olarak kongre kitabında yayınlanmasını tercih edebilirler. Ancak birçok dergi, bildiri kitaplarını kaynak olarak kabul etmiyor. Böylece tam metin olan bildirinize başkaları tarafından atıf yapılma olasılığı düşük olacaktır. Ancak araştırmacılar bunu çok farklı nedenlerle tercih edebiliyor. Ben bir araştırma makalesinin tam metin olarak kongre kitabında yayınlanmasını önermiyorum.

Şimdi bildiri gönderme sürecine geçelim. Makalenizi bildiri olarak göndermeye karar verdiniz. Önce bildiri konunuza uygun kongreleri belirleyin. Bunun için internet siteleri var. http://www.kongremerkezi.net/, https://www.kongreuzmani.com/ gibi. Bir süre sonra sizin takip edeceğiniz kongreler de olacaktır. Uzmanlık alanınız, çalıştığınız klinikler çalıştığınız konuyla ilişkili olarak kongreleri takip edeceksiniz. Örneğin ben kültürlerarası hemşirelik kongrelerini ve halk sağlığı hemşireliği kongrelerini takip ediyorum. Genellikle iki yılda bir yapılır kongreler, her yıl yapılanlarda var. Üzerinde çalıştığım "hemşirelik öğrencilerinde kültürel zeka ile kültürel duyarlılık arasındaki ilişki " başlıklı çalışmayı Kültürlerarası Hemşirelik Kongresine göndermek istiyorum. 2025 yılında yapacağımız kongremizin sayfası henüz yayınlanmadı o nedenle bir önceki kongre sayfası üzerinden göstereyim.

Aşağıda kongremizin web sayfasının sizi nasıl yönlendirdiğini görebilirsiniz. Web sayfaları ve bildiri hazırlama kuralları kongreler arasında farklılık gösterebilir. Ancak her sayfa kafanızda soru işareti bırakmayacak yönlendirmelere sahiptir. Kaldı ki bir sorun yaşarsanız web sayfalarındaki işetişim adreslerini bu amaçla kullanabilirsiniz.

Sayfaya girmeden önce çalışmamın temel olarak bittiğini kabul ediyorum. Hemen kongrenin web sayfasına girer ve ana konulara bakarım. Zaten kültür odaklı bir çalışma olduğu için ana temalarla uyumlu olmasa bile kabul görecektir. Ancak kongrede en iyi bildiri olmaya aday olmak istiyorsanız ana temalarla uyumlu çalışmalar yapmanızı öneririm. Kongre sayfasına girin ve önemli tarihlere bakın. Bildiri gönderme tarihinin geçmediğinden emin olun. Sonra katılım ücreti ve konaklamaya bakın. Katılım ücreti kongrelere katılma noktasında bazen sorun olabiliyor. Eğer katılım ücreti sizin için uygun ise bildiri gönderme sayfasına girin ve bildiri gönderme kurallarını okuyun. Size bildiriyi kaç kelime hazırlayacağınızdan hangi başlıkları kullanacağınıza kadar herşeyin detaylı bir şekilde açıklandığını göreceksiniz. Birçok kongrenin web sayfasında bildiri şablonu vardır. Bildirinizi direk bu şablona yerleştirisiniz. Bildirinizi gönderirken sözel veya poster seçeneğini işaretleyebilirsiniz. Tercihiniz poster ise kesinlikle dikkate alınır. Ancak sözel bildiri ise kongrede sözel bildirilere ayrılan zamanın sınırlı olması nedeniyle bildiriler arasından kongre temasına en uygun olanlar, kanıt düzeyi yüksek olan araştırmalar ve araştırma makalelerine öncelik verilecektir. Özellikle de sistematik derleme veya metanaliz olmayan derlemelerin sözel bildiri olarak sunulması genel olarak tercih edilmez. Bildirinizi online kayıt yaptırdıktan sonra bildiri göndere tıklayarak gönderebilirsiniz. Bazen yazarlardan en az birinin katılım ücreti ödemesi koşulu aranır. Bazen de bildiri kabul edildikten sonra ücret ödemesi istenir. Birçok kongre bir katılımcının en fazla iki bildiri sunma noktasında buluşmuşlardır. Geçmişteki kongrelerden hatırlıyorum aynı kongrede onbes tane bildirisi olan da olurdu. Bunlar artık kabul görmüyor. Herşey gibi akademik kurallarda değişiyor. Eğer çok yazarlı bir çalışma ise kimin sunacağını kura ile belirleyebilirsiniz. Bazen iki kişi birliktede sunum yapabilir. Ancak süre kısa olduğu için bunu iyi planlamanız gerekli. Kongrelerde sözel bildiriler için genel olarak 5-10 dakika arasında süre verilir. Bu süreyi aşmamak önemlidir. Takip etmek gerekiyor. Her kongre bildiriler için kendi kelime sınırını koyabilir. Bazıları 200 derken bazıları 500 diyebiliyor. Yine nadir de olsa bazı kongreler bildiri için 20 dakika diyebiliyor. Hatta davetli konuşmacıya da bildiri sunana da 30 dakika verilen kongrelere de katılmıştım. Böylece kongre sayfasını iyi okumalısınız.

Çalışmanızın reddedilmesi sizi üzmesin. Bir başka kongre bulup gönderin. Kaldı ki bildiri olarak kabul edilmese de bir dergiye gönderebilirsiniz. Bu makale olarak yayınlanması için engel oluşturmaz.

Çalışmanız iyi tasarlanmış ve kongrenin ana temalarıyla uyumlu bir araştırma makalesi ise kesinlikle red edilmeyecektir. Genellikle kongreye katılmak için son anda yazılıp çizilen derleme bildiriler reddedilir. Bakarsınız üç beş cümleyi bir araya getirmiş var olan bilgilerden öte hiç birşey yok ve derleme diye kongreye göndermiş. Bazen katılım sayısını artırmak için bunlar ne yazık ki kabul edilebiliyor da. Ancak araştırmacıların bunun bilincinde olması çok daha önemli. Derleme yazmak önemlidir. Ancak bunu, konuya yönelik derinlik kazanmış araştırmacılara bırakmak lazım. Bildiri sayısını artırmak için derleme yazmak kimseye birşey kazandırmaz.

Sözel bildiri sunarken bir araştırmanın olmazsa olmazlarını unutmayın. Çalışmanın önemini, amacını, yöntemini, bulgularını, araştırma sorusunun yanıtını veren sonuçlarınızı ve bu sonuçlara yönelik önerilerinizi mutlaka yazın. Ancak size verilen süre bu bağlamda önemli. Özellikle yönteminize araştırmanızın türünü, evreni, örneklemi, etiği, veri toplama araçlarını, değişkenlerinizi, veri toplama zamanınızı mutlaka ekleyin. Girişimsel bir çalışma ise girişiminizden kısaca bahsedin. Bildirinizi ayna önünde sunun yanı prova yapın. Zamana bakın. Olmazsa olmazları dışarda bırakmayın. Sürenize göre çalışmanın önemini ortaya koyarken kullandığınız kaynakları da kaynakçaya ekleyin. Süreye göre ele aldığınız konu neden bir problem bunu da bir slaytla açıklayabilirsiniz. Özellikle ölçek kullandıysanız bunu mutlaka belirtin.

Sunumunuzu seri ve anlaşılır bir şekilde sunun. Zamanı iyi kullanın. Başkasının zamanını almayın.

Bildiriniz poster bildiri olarak kabul edildiyse poster kurallarına bakın. Kongre sizden 90-70 vb. ölçülerde bir poster yapmanızı isteyebilir. Bu ölçüler değişkendir. Buna dikkat edin. Posterde de sözel bildiride olan olmazsa olmazları ekleyin. Ancak burada tablo yerine grafikleri tercih edin. Görsellik ve bir metre mesafeden okunabilirliği önemli. Bu hafta derste bu konuyu işlerken ben de ilk kez gördüm açıkcası. Kongre poster bildiri için de bir format oluşturmuş. İlginç geldi. Oysaki poster bildirilerindeki yaratıcılığı seviyorum. Hatta kongremizde en yaratıcı poster ödülü mü versek diye düşünmeye başladım. Neden sadece en iyi sözel ve poster bildirilerini seçiyoruz ki? Bunu düzenleme kurulumuzla paylaşayım. Belki de veren kongreler vardır. Hiç denk gelmedim 25 yılda.

Bu arada 6-8 Kasım 2025 tarihinde Kahramanmaraş'ta İstiklal Üniversitesi Sağlık Bilimleri Fakültesi Hemşirelik Bölümü İşbirliğiyle 5. Uluslararası, 8. Ulusal Kültürlerarası Hemşirelik Kongremizi yapacağız. Çalışmalara başladık. Dört toplantı yaptık şimdiye kadar. İyi bir ekip kurduk ve çalışmalarımız oldukça iyi gidiyor. Harika bir programı yakında sizinle kongre sayfamızdan paylaşacağız. Derneğimizin sayfasını takip ederseniz tüm çalışmalarımızı oradan paylaşıyoruz. Hatta geçmiş tüm bildiri kitaplarımızı da indirip okuyabilirsiniz. Böylece bildiri örneklerini de görmüş olursunuz. Kongre kitaplarımızı indirebileceğiniz linkimiz: https://www.xn--kltrlerarashemirelikdernei-yzcc15h9o89b.com/etkinlikler.

Kongremize bildirili veya bildirisiz katılımınızı bekliyoruz.

Kongreleri sadece Türkiye'den değil tüm dünyada araştırabilirsiniz. Florida'dan Singapur'a tüm dünyada tüm bilim dalları kongreler yapıyor. Hele de şimdi hibrit kongreler, çevrimiçi kongreler bize çok daha fazla fırsat sunuyor. Tek yapmanız gereken şey araştırmak ve takip etmek. Elbette kongre ücretleri şu anda çok yüksek olabiliyor. O nedenle üniversitelerin araçla desteklediği, katılım ücretlerinin düşük olduğu kongreleri kaçırmayın derim. Kongre ve sempozyum katılımları üniversiteniz, çalıştığınız kurumlar tarafından da desteklenebilir.

Unutmayın kongreler alanınızla ilgili alanında uzman, en yeni bilgileri ilk duyabileceğiniz yerler. Farklı ülkelerden, farklı üniversitelerden katılımcılarla bir araya gelir konuşur, yeni planlar yaparsınız. Gerçekten çok keyifli. Ben kültürlerarası hemşirelik üzerine çalıştığım için hemşireliğin bütün anabilim dallarından bu konuyla ilgilenenlerle bir araya geliyorum. Bu büyük bir kazanım.

Unutmadan öğrencim sormuştu hocam kongrelerde uluslararası ve ulusal rakamları neden farklı diye. Kongrelere ulusal olarak başladınız. 4. Kongreyi yaparken kongrenizi uluslararası yapmaya karar verdiniz. Bunun da şartları var. Hakemlerinizi, konuşmacılarınızı uluslararası camiadan belirlediniz. Hatta en güzeli simultane (eş zamanlı) çeviri de eklediniz. O zaman kongrenizin adını 4. Uluslararası diyemezsiniz çünkü öncekiler uluslararası değildi. O nedenle 1. uluslararası, 4. ulusal demek daha doğru. Eğer canlı katılacaksanız yabancı konuşmacıları dinlerken size kulaklık dağıtırlar. Çevrimiçi katılacaksanız da dil seçeneğini işaretlemeniz yeterli olur.

Fake kongrelere dikkat edin. Bunların kongre yapmaktaki amacı bilime katkı sunmak değil. Lütfen bilimsel kurulu, düzenleyenleri kontrol edin.

Bazen gülümsüyorum. Akademik teşvik için şöyle bir ibare var. Katılımcıların yarısından fazlasının yurt dışından olması gerekiyor. Bu nedenle de bazı kongreler ana sayfasına yazıyor yarısından fazlası yabancı katılımcıdır diye. Şimdi merak ediyorum tek Türk olarak katıldığım kongrede böyle bir açıklama yazmadıkları için katıldığım kongre uluslararası sayılmayabilir mi:)))

Bunu nasıl başarıyorlar merak ediyorum. Gerçekten çok zor olsa gerek. Kayıt yapılırken bir Türk bir uluslararası katılım diye mi yapıyorlar? Aksi takdirde bir sayı ve yüzde belirlemeleri gerekecek.

İki gün boyunca eş zamanlı Türkçe ve İngilizce çeviri yaptırdığımız, 8 farklı ülkeden konuşmacı ve on ülkeden bilim kurulu üyemizin bulunduğu kongre uluslararası sayılmadı. Neden belli katılımcıların yarısından fazlası Türkiyedendi. On katılımlı bir etkinlik yapsak ve altı kişi yurt dışından katılsa uluslararası olur mu? Kafamda deli sorular.

Neyse umarım bu deneyimler size yararlı olur.

Sorularınız olursa buradan yanıtlarım. Güzel de olur. İnteraktif olmuş olur. Bu sadece bu yazı için değil diğer tüm yazılarım için sorularınızı yanıtlamaya çalışırım.

Umarım deneyimlerim işinize yarar.